FAQ
Algemene vragen
Moet ik software installeren?
Voor het gebruik van eenvoudignieuwsbrievenverzenden.nl heeft u alleen een internetbrowser nodig. U kunt dus altijd en overal onze software gebruiken.
Wat zijn de kosten?
Het aanmaken van een account is altijd gratis. U betaalt per verzonden nieuwsbrief (testberichten aan u zelf zijn gratis). Er kan een bijdrage berekend worden voor het gebruik maken van extra diensten zoals:
- spam en e-mailprogramma test
- het laten ontwerpen of aanpassen van nieuwsbriefsjablonen
- het laten integreren van een aanmeldmodule in uw website
Zie het hoofdstuk 'Tarieven' en 'Sjablonen' voor de meest recente kosten.
Heb ik specifieke programmeerkennis nodig?
Nee, programmeerkennis is niet noodzakelijk.
In welke taal is het programma geschreven?
Het programma is Engelstalig. U kunt uw nieuwsbrieven in andere talen, dus ook in het Nederlands verzenden.
Is er een helpdesk bij vragen?
Ja, heeft u vragen over de dienst eenvoudignieuwsbrievenverzenden.nl of ondersteuning nodig, neem dan contact met ons op.
Tel.0591-532116 of vul het contactformulier in.
Hoe werkt de facturering?
Wij werken op pre-paid basis. Dit houdt in dat u vooraf bepaalt hoeveel nieuwsbrieven u wilt versturen. Als wij de betaling binnen hebben, kunt u uw berichten verzenden.
Hoe worden mijn gegevens beveiligd?
Wij weten hoe belangrijk de privacy en veiligheid van uw abonneegegevens, -lijsten en e-mail nieuwsbrieven voor u zijn. Wij hebben alle maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen.
Privacy
Wij zullen uw gegevens nooit doorgeven aan andere organisaties voor commerciële doeleinden. Meer hierover leest u in ons privacybeleid.
Beveiligingssoftware
Uw informatie wordt door software en hardware op verschillende niveau's beveiligd. De software en hardware wordt constant getest en geupdate. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot de servers.
De databases worden beschermd door beperkingen van de toegang en belangrijke informatie (met inbegrip van uw wachtwoord) wordt gecodeerd opgeslagen. SSL wordt gebruikt om gevoelige informatie te verzenden.
Onze veiligheid wordt regelmatig en grondig getest door externe software beveiligings-experts. De aanbevelingen die hieruit voortkomen gebruiken wij om de veiligheid rond uw gegevens te verhogen. Na elke evaluatie onderzoekt ons team de resultaten en implementeert eventueel de vereiste aanbevelingen.
Fysieke veiligheid
In ons datacenter hebben we meerdere lagen van bescherming rond onze servers opgebouwd:
- Niveau 1: een proximity kaart en PIN-code vereist is om toegang tot het gebouw te krijgen.
- Niveau 2: Proximity kaart toegang en vingerafdruk scan is nodig om het datacentrum te betreden.
- Niveau 3: Gesloten kooien en kasten beveiligen alle hardware.
- Niveau 4: Constante videobewaking.
- Niveau 5: Trillingsdetectie apparaten detecteren elke beweging.
Back-up faciliteiten
Uw gegevens worden voortdurend gespiegeld aan een redundante back-up server. Dit betekent, dat in het geval van een significante storing, wij direct naar deze live back-up server kunnen omschakelen, zonder verlies van gegevens.
Al onze belangrijke hardware is dubbel uitgevoerd, zodat wanneer een hardeschijf plotseling defect raakt, er geen gegevens verloren gaan. Daarnaast worden al uw gegevens dagelijks op een off-site locatie gebackuped, zodat in het geval van een systeem-brede ramp, wij een volledige backup kunnen terugzetten.
Wij doen er alles aan om uw gegevens veilig en betrouwbaar te houden, omdat we weten hoe belangrijk dit voor u en uw abonnees is.
Wat is spam?
Een spambericht is een bericht dat u ongevraagd ontvangt. Denk aan een e-mailbericht of een sms-je. De inhoud van het bericht bepaalt of er daadwerkelijk sprake is van spam: die moet commercieel, ideëel of charitatief zijn. In de Telecommunicatiewet staat dat het versturen van spam in Nederland verboden is.
Welke berichten kunnen spam zijn?
Spamberichten worden altijd via een elektronisch kanaal verzonden. U ontvangt ze als volgt:
- via e-mail
- via een mobiele telefoon (sms of mms)
- via de fax
- via de telefoon, wanneer u wordt gebeld door een automatisch oproepsysteem (een computer)
- via 'social networking’ websites (bijv. Hyves, Facebook en MySpace)
- via een ander elektronisch kanaal. De techniek van het internet is volop in beweging
Kenmerk van een spambericht is dat u geen toestemming heeft gegeven om het bericht te ontvangen.
Welke inhoud heeft een spam bericht?
Er zijn drie soorten spamberichten. Heeft u een ongevraagd elektronisch bericht ontvangen? Als het bericht één van de volgende kenmerken heeft, zegt de wet dat het spam is:
- commercieel: de meeste spamberichten proberen u een product of dienst te verkopen
- charitatief: bijvoorbeeld goede doelen die u vragen om een bijdrage
- ideëel: berichten van bijvoorbeeld vakbonden of politieke partijen die u een denkbeeld willen voorleggen of aandacht vragen voor een ideaal of overtuiging
Daarnaast zijn nog twee eigenschappen van berichten in strijd met de wet:
- u weet niet van wie het bericht afkomstig is (bijvoorbeeld doordat er geen afzender in/onder staat)
- u kunt u niet afmelden voor volgende berichten
Wat kunt u doen tegen spam?
- Let op, op welke nieuwsbrieven u zich abonneert. Partijen mogen u alleen mails, sms, faxen of andere elektronische berichten sturen, als u daarvoor zelf toestemming geeft
- Let op, aan wie u uw gegevens verstrekt. Bedrijven aan wie u uw e-mailadres of mobiele nummer geeft wanneer u een product of dienst koopt, mogen deze gegevens gebruiken voor het verzenden van berichten. Ze hoeven u daarvoor niet expliciet om toestemming te vragen, zolang ze u berichten sturen over gelijksoortige producten of diensten. Ze moeten u hierbij wel de mogelijkheid hebben gegeven om dit te weigeren
- Meldt u af, als u berichten niet meer wilt ontvangen (ook als u uw gegevens heeft afgegeven bij de koop van een product of een dienst). In elke legale nieuwsbrief of aanbieding moet duidelijk staan wie de afzender is en hoe u zich kunt afmelden. De verzender moet het verzenden van zijn berichten naar u stoppen zodra u daarom vraagt
U bent ondernemer en wilt ongevraagde berichten blijven ontvangen
Ondernemers of bedrijven die wèl ongevraagde berichten willen ontvangen kunnen hiervoor toestemming geven. Dat kunnen ze doen door een e-mailadres of mobiel telefoonnummer met dit doel bekend te maken op hun website. Let op: vermeld daarbij precies voor welke doeleinden men deze berichten mag versturen, bijvoorbeeld alleen voor reclame over kantoormeubilair. Dan is het verzenden van informatie over bijvoorbeeld uitzendkrachten naar dat adres verboden.
(bron: OPTA)
Verzendlijsten
Valt het ‘tell-a-friend’ systeem (viral marketing) onder het spamverbod?
Via ‘tell a friend’ kan een internetgebruiker een bekende op de hoogte stellen van een bepaalde boodschap of nieuwtje op een site. Het aanbieden van deze mogelijkheid (viral marketing) wordt zeer breed toegepast op websites en raakt zowel de bevoegdheden van OPTA als van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). De twee toezichthouders hebben een gezamenlijk rechtsoordeel opgesteld om duidelijkheid te scheppen over de voorwaarden waaronder ‘Tell a friend’-systemen rechtmatig gebruikt kunnen worden.
In hun gezamenlijke rechtsoordeel stellen OPTA en CBP vast dat ‘Tell a friend’-systemen alleen rechtmatig kunnen zijn als tenminste aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- De communicatie gebeurt volledig op eigen initiatief van de internetgebruiker (de afzender), de website stelt hier geen (kans op) beloning tegenover voor afzender of ontvanger;
- Voor de ontvanger moet het duidelijk zijn wie de initiatiefnemer van de e-mail is, zodat hij diegene kan aanspreken als hij niet gediend is van dergelijke mails.
- De afzender moet volledige inzage hebben in het bericht dat namens hem wordt verzonden, zodat hij de verantwoordelijkheid kan nemen voor de persoonlijke inhoud van het bericht.
- De website in kwestie mag de e-mailadressen en andere persoonsgegevens niet gebruiken of bewaren voor andere doeleinden dan het eenmalig verzenden van een bericht namens de afzender. Daarnaast dient de website het systeem te beveiligen tegen misbruik, zoals het geautomatiseerd verzenden van spam.
Kan ik het e-mailadres van iemand die informatie heeft opgevraagd (of van een prospect) op de verzendlijst plaatsen ten beKan ik het e-mailadres van iemand die informatie heeft opgevraagd op de verzendlijst plaatsen voor het verzenden van een nieuwsbrief?
Nieuwsbrieven kunnen alleen zonder expliciete toestemming worden verstuurd als er sprake is van een klantrelatie. Bij het vragen van informatie of bij het benaderen van een toekomstige klant is er nog geen sprake van kopen van een product of gebruik maken van een dienst. Dus zal expliciete toestemming gevraagd moeten worden voor verzending van een nieuwsbrief.
Moet ik in ieder bericht een afmeldmogelijkheid bieden?
Ja, in ieder verzonden nieuwsbrief moet de mogelijkheid staan tot afmelden. Dit geldt zowel voor nieuwsbrieven waarvoor toestemming is verkregen, als voor nieuwsbrieven die verzonden worden aan een klant.
Mag ik een klant zonder zijn toestemming nieuwsbrieven toesturen?
Aan bestaande klanten (waaraan een product of dienst is verkocht) kunnen over soortgelijke diensten/producten ongevraagde berichten worden gestuurd zonder dat daarvoor toestemming is verkregen. Deze klanten moeten altijd de mogelijkheid krijgen de ontvangen nieuwsbrief te kunnen weigeren.
Ik heb een lijst met e-mail adressen gekocht, mag ik deze importeren?
Nee, onder geen enkele voorwaarde mag je deze e-mailadressen importeren en gebruiken voor uw nieuwsbrieven. Wij voeren een zeer strikt anti-spam beleid.
Heeft u vragen over uw lijsten, gebruik dan ons contactformulier.
Moet ik als verzender van berichten bewijzen dat ik expliciete toestemming heb verkregen?
De verzender van berichten moet altijd kunnen aantonen dat de ontvanger uitdrukkelijk en geïnformeerd toestemming aan hem/haar heeft gegeven. Hiervoor moet de verzender dus het bewijs bewaren. Voordat iemand berichten mag versturen, moet de ontvanger ‘uitdrukkelijk’ en ‘geïnformeerd’ toestemming geven. ‘Uitdrukkelijk’ betekent bijvoorbeeld dat een ontvanger zelf een kruisje op een (web)formulier moet zetten of 'ja' moet invullen. Een bepaling in de algemene voorwaarden is dus niet ‘uitdrukkelijk’. Het moet duidelijk zijn waarvoor en aan wie de ontvanger precies toestemming geeft. Hierover moet de ontvanger door de verzender goed geïnformeerd worden. Vage beschrijvingen als 'u geeft toestemming voor de ontvangst van e-mails van dit bedrijf en partners' zijn niet ‘geïnformeerd’
De enige manier die echt aantoonbaar maakt dat een persoon, die zich voor uw e-mailcommunicatie heeft ingeschreven, ook daadwerkelijk die persoon is, is gebruik te maken van een "dubbel opt-in". Nadat een persoon heeft aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen, wordt een bevestigings e-mail naar deze persoon gestuurd. In deze e-mail wordt een bevestigingslink opgenomen. Pas als op deze bevestigingslink is geklikt, zal de persoon nieuwsbrieven ontvangen. Nadeel van deze methode is dat inschrijvingen verloren gaan omdat de ontvanger de dubbel opt-in e-mail niet heeft bevestigd.
Wetgevingen
Wetgeving e-mailcommunicatie
Het spamverbod in Nederland beschermt iedereen. Het maakt dus niet uit of iemand een ongevraagd elektronisch bericht verstuurt naar een privé persoon of naar een zakelijke instelling. Beide zijn verboden.
Verzenders van spamberichten
Als u berichten verstuurt zonder toestemming van de ontvanger, kunt u in overtreding zijn. Het gaat bij het spamverbod om berichten die overlast veroorzaken. Een persoonlijk bericht (dus geen wekelijkse commerciële nieuwsbrief) naar een persoon of bedrijf waar de verzender al contact mee heeft gehad, is dus geen probleem. De Telecommunicatiewet (Tw) noemt de volgende partijen verzenders:
- de verzender die de feitelijke verzending verricht (op de verzendknop drukt)
- de verzender die de afzender is (de opdrachtgever van de verzending)
Voor beide partijen gelden dus de regels uit de Tw, die het verzenden van spam verbieden.
Leveranciers van adresbestanden
Een leverancier van e-mailadressen of telefoonnummers kan in bepaalde gevallen de privacywetgeving overtreden. Het College bescherming persoonsgegevens houdt daar toezicht op. Ook is het mogelijk dat de leverancier van deze adressen als medepleger van het spamverbod door OPTA wordt beboet. Per overtreding zal OPTA bekijken welke partijen worden aangemerkt als overtreder.
Wettelijke eisen voor het verzenden van elektronische berichten
Wanneer u berichten verstuurt, moet u aan de volgende eisen voldoen:
- de ontvanger moet toestemming hebben gegeven
- de ontvanger moet zien van wie berichten afkomstig zijn
- de ontvanger moet zien hoe en bij wie hij zich kan afmelden als hij geen prijs meer stelt op ontvangst van deze berichten
1A. Voorafgaande expliciete toestemming vragen
Voordat u berichten mag versturen, moet de ontvanger u ‘uitdrukkelijk’ en ‘geïnformeerd’ toestemming geven. ‘Uitdrukkelijk’ betekent bijvoorbeeld dat een ontvanger zelf een kruisje op een (web)formulier moet zetten of 'ja' moet invullen. Een bepaling in de algemene voorwaarden is dus niet ‘uitdrukkelijk’. Ook vage beschrijvingen als 'u geeft toestemming voor de ontvangst van e-mails van dit bedrijf en partners' zijn niet ‘uitdrukkelijk’. Het moet duidelijk zijn waarvoor de ontvanger precies toestemming geeft.
U moet altijd kunnen aantonen dat u voorafgaande toestemming van de ontvanger heeft verkregen. Bepaalt u zelf hoe u dit invult.
1B. Adresbestanden gebruiken
U kunt adresbestanden alleen gebruiken wanneer u, de verzender, vooraf toestemming heeft gekregen om naar deze adressen (of telefoonnummers) elektronische berichten te versturen. Indien u geen bestaande klantrelatie heeft of geen expliciete toestemming kunt tonen, kunt u een adresbestand niet gebruiken.
U moet u goed laten voorlichten over de risico’s van het gebruik van een adresbestand van een ander. Vaak is dat niet legaal.
2. Werkelijke identiteit verzender noemen
U moet als verzender in elk verzonden elektronisch bericht uw werkelijke identiteit vermelden. Het gebruik van een alias of pseudoniem is niet toegestaan.
3. Afmeldmogelijkheid bieden
In ieder verzonden bericht moet de mogelijkheid staan tot afmelden. Ook al heeft de ontvanger eerder toestemming gegeven, U moet ontvangers deze mogelijkheid kosteloos en op gemakkelijke wijze aanbieden. Een uitgebreide vragenlijst voordat de afmelding rond is, is dus niet gemakkelijk.
(bron: OPTA)